Goede onboarding: wat maakt het verschil?

In dit artikel bespreken David Huizing, Nicolien Verhage en Elize Benard, projectleiders ZWconnect, in vogelvlucht de stappen om gedegen keuzes te maken en tot een goede onboarding te komen. Daarnaast geven ze ook tips uit de praktijk om rekening mee te houden.

Introductie

Onboarding is zogezegd een belangrijk proces binnen je organisatie, maar het kan nogal ingewikkeld zijn om dat goed aan te pakken. Dit heeft ermee te maken dat er veel verschillende lagen binnen je organisatie bij betrokken zijn. Zo begint het bij een recruiter die een nieuwe medewerker aanneemt, dan gaat het naar HR voor het contract en andere afspraken, vervolgens moet een locatie of team betrokken worden waar iemand komt te werken en ondertussen zijn er ook de technische/ICT-zaken die geregeld moeten worden. En dan is het belangrijkste nog niet eens genoemd: het warme welkom voor de nieuwe medewerker. Je wilt dat een medewerker zich ook persoonlijk welkom geheten voelt.  

De kracht van een goede onboarding zit dan ook in een goed proces, en dat geldt ook voor ondersteunende apps. Als het proces goed staat, kunnen apps zeker een mooie aanvulling zijn.

Wanneer het proces daarentegen niet goed loopt, zullen apps dat niet zomaar oplossen. Het kost namelijk veel tijd om deze te realiseren en te onderhouden. Zie ook ons artikel Tools zijn een middel en geen doel 

Om tot een goed onboardingsproces te komen, hebben we deze onderverdeeld in drie stappen:

  1. Onderzoeksfase 
  2. Implementatiefase 
  3. Evaluatiefase

Onderzoeksfase

Gezien de vele partijen en systemen waar je mee te maken krijgt, is het belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. Dit helpt om keuzes naar het bestuur/de directie te onderbouwen en maakt het makkelijker om later nog eens terug te kijken waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn. De onderzoeksfase hebben we in vijf stappen onderverdeeld om op die manier overzicht te bieden en ervoor te zorgen dat er niets wordt vergeten. 

 

1. Projectgroep samenstellen 

Stel een projectgroep samen waarbij je ervoor zorgt dat er mensen van verschillende lagen en afdelingen (zorgmedewerkers, leidinggevenden, ICT, recruiters, etc.) betrokken zijn. Een diverse groep is van meerwaarde om een goed beeld te krijgen van de behoeftes en de mogelijkheden die er zijn.  

 

2. Vaststellen wat je wilt bereiken en wat er verbeterd moet worden 

Nu is het zaak om samen met de projectgroep te bepalen wat je wilt bereiken en wat er verbeterd moet worden aan het huidige onboardingsprogramma.  

 

3. Prioriteiten stellen 

Je stelt prioriteiten om te bepalen wat jullie als eerste op gaan pakken en wat nog even kan wachten.  

 

4. Rollen: wie coördineert, wie doet inrichting, etc. 

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de rollen en wie waarvoor verantwoordelijk is.  

 
5. Implementatieplan vaststellen 

Nu ga je aan de slag met het implementatieplan en kun je daadwerkelijk starten.  

 

Wanneer bij stap 2 wordt vastgesteld dat er een tool of app moet komen ter ondersteuning van het proces, is het belangrijk om ook de volgende stappen te volgen om te bepalen welke tool het beste past bij jullie eisen en mogelijkheden. 

1. Voorwaarden vaststellen 

Bij de procesonderdelen die bij stap 2 zijn bepaald ga je voorwaarden vaststellen waaraan moet worden voldaan. Aan de hand van bijvoorbeeld deze voorwaarden kunnen de plannen getoetst worden: 

  • Betrouwbaarheid: altijd en overal bereikbaar. 
  • Regelgeving: voldoet het aan privacy en security? 
  • Bruikbaarheid: toegankelijk, makkelijk te beheren, fijn voor de eindgebruiker, fijn voor de HR-medewerkers. 
  • Functionele geschiktheid: voldoet het aan wat je wilt kunnen met de tool? 
  • Beheerbaarheid: veel automatisering of moet je zelf veel opbouwen? En is het beheer makkelijk te leren, over te brengen? 
  • Performance: de mate waarin het voldoet aan de wensen. 
  • Technische vereisten: koppeling mogelijk met de huidige systemen? 
  • Dienstverlening: wat is de corebusiness van de aanbieder? Is ondersteuning altijd bereikbaar? 
  • Financiële kant: heb je een vast abonnement of betaal je per gebruik(er)? Zijn er nog jaarlijkse licentiekosten? 
  • Onderhoud: hoeveel tijd en geld kost het onderhoud van de tool? 

Tip: maak bijvoorbeeld een (Excel-)overzicht waarmee je de tools concreet kunt vergelijken, en zodat collega’s/bestuur ook kunnen volgen hoe je tot je conclusie bent gekomen. 

 

2. Knock-out criteria vaststellen 

Op basis van bovenstaande voorwaarden kun je ook knock-out criteria vaststellen: wat maakt dat je een plan of een tool uit zou sluiten? Je hebt waarschijnlijk geen eindeloos budget of bijvoorbeeld te maken met technische beveiligingseisen vanuit I(C)T. Dit zijn dus randvoorwaarden en bepalen een go of no-go. 

 

3. Longlist vaststellen en deze naast de knock-out criteria leggen: shortlist blijft over 

Nu ga je aan de slag met het uitzoeken welke tools/apps beschikbaar zijn om een longlist vast te stellen. Deze houd je vervolgens naast de knock-out criteria om tot een shortlist te komen. 

 

4. Shortlist naast alle voorwaarden leggen en uitkomst welke tool het best passend is 

Met deze shortlist ga je goed kijken naar de vastgestelde voorwaarden en kijk je welke tool hier het beste uitkomt, waarmee je dus tot een keuze komt. 

Implementatiefase

Bij de implementatie komen wederom veel zaken kijken waarvoor het belangrijk is om een planning en duidelijke afspraken te maken. Ga dus verder met waar je gebleven was en behoud een projectgroep in stand. Het kan zijn dat de samenstelling van deze groep verandert. Je hebt nu mogelijk andere expertise, kennis of knowhow nodig. In deze fase wordt nog een aantal extra zaken benoemd die belangrijk zijn en waar je wellicht niet meteen aan zou denken. 

 

Draagvlak 

Zoals eerder al aan bod gekomen, zijn bij het onboardingsprogramma veel lagen binnen de organisatie betrokken en het succes ervan is dan ook erg afhankelijk van het draagvlak binnen de organisatie. Begin hier daarom zo vroeg mogelijk mee. Het helpt als in de projectgroep medewerkers van veel verschillende afdelingen vertegenwoordigd zijn.  

Voor het draagvlak is het ook belangrijk om commitment te hebben van het MT. Met hun steun is het een stuk makkelijker om je onboarding tot een succes te maken.  

Daarnaast is het belangrijk om regelmatig te communiceren, en in die communicatie ook iedereen mee te nemen, ook de directie en het MT. Op deze manier houd je mensen aangehaakt en betrokken bij het proces. Je kunt bijvoorbeeld ook presentaties verzorgen op diverse niveaus. Hierbij maak je duidelijk wat het belang is van onboarding, wat zij daaraan kunnen bijdragen en wat hun belang is bij een goede onboarding. Je vergroot de betrokkenheid van collega’s door ze mee te laten denken, een bijdrage te laten leveren en ze te laten inzien wat het hen op gaat leveren. Zorg bij het testen van onderdelen van het programma (zoals bijvoorbeeld een app) voor een dwarsdoorsnede van de organisatie. Tot slot is het ook na de implementatie belangrijk om resultaten en updates te blijven delen. Je wilt dat het draagvlak ook na implementatie hoog blijft. 

Tijdsplanning 

Het ontwikkelen en implementeren van een onboardingsprogramma kost waarschijnlijk meer tijd dan je vooraf denkt. Houd hiermee rekening bij het maken van een planning. Zorg voor uitloopmogelijkheden, onderschat het werk niet en houd goed voor ogen wat het doel is. Het ophalen van interne informatie en afstemmen met de betreffende afdelingen kost veel tijd.  

 

Monitoring en dataverzameling 

In de onderzoeksfase heb je vastgelegd wat het doel is en wat je wilt bereiken. In de implementatiefase is het vervolgens van belang om te bepalen hoe je dat wilt gaan monitoren. Er zal data beschikbaar komen die je kunt analyseren en gebruiken, dus zorg ervoor dat je tijdig afspreekt welke data je wilt gebruiken en hoe je dit na de implementatie gaat evalueren.  

 
Kort en bondig 

Als je wilt dat het onboardingsprogramma een succes wordt, zorg dan voor kort en bondig taalgebruik. Het moet ook voor je collega’s die de onboarding uit gaan voeren (teamleiders, buddy’s, etc.) overzichtelijk en helder zijn. Voorkom dus dat zij hele beleidsstukken moeten lezen en bijhouden. Daarnaast wil je ook voorkomen dat nieuwe medewerkers overladen worden met hele lappen tekst en te veel informatie. Maak het onboardingsprogramma leuk voor iedereen die ermee moet werken. Infographics helpen hierbij. 

Evaluatiefase

Nadat het programma en de eventuele tools geïmplementeerd zijn, is het meeste werk gedaan, maar nog zeker niet voorbij. In de onderzoeks- en implementatiefase heb je vastgelegd wat het doel is en wat je wilt bereiken en in de implementatiefase heb je afgesproken welke data je gebruikt voor de monitoring en hoe je dit gaat evalueren.  

Tip: neem ook nieuwe medewerkers mee in de evaluatie. Wat vinden zij ervan en hebben zij nog tips en ideeën? 

Het is belangrijk om snel na de implementatie te beginnen met de evaluatie. Zeker in het begin zullen namelijk veel zaken naar boven komen die beter kunnen en er zullen veel suggesties komen die nog kunnen worden toegevoegd aan het programma. Ook voor het draagvlak is het belangrijk om hiernaar te luisteren en het programma te verbeteren. Plan hier dan ook echt tijd voor in. Het zal anders namelijk makkelijk vergeten worden of naar achteren worden verplaatst omdat het gevoel van urgentie mist. 

Het project gaat hierna langzaam over naar een lijnactiviteit, waarbij het evalueren doorlopend moet gebeuren en waarbij constant aanpassingen en verbeteringen worden maakt op het programma. Ga hier vooral mee door en blijf leren en innoveren. Het is belangrijk om hier, als dat niet al is gedaan, goed af te spreken wie waarvoor verantwoordelijk is. Met een goed onboardingsprogramma zijn de organisatorische zaken goed gestroomlijnd en is er tijd en ruimte voor de persoonlijke aandacht voor de nieuwe medewerker. 

Meer informatie

Heb je naar aanleiding van dit artikel een vraag over onboarding? Neem dan contact op met David Huizing, projectleider, via david@zw-connect.nl.

Kijk ook eens op onboardenzorgenwelzijn.nl. Deze website, speciaal bedoeld voor HR-medewerkers in de sector, ondersteunt bij de optimalisatie van het onboardingsproces binnen jouw organisatie.

Nuttig artikel? Deel het met je collega's

Email
LinkedIn
Twitter
Facebook

Meer interessante kennisbank artikelen

Acht toekomstbeelden en hun impact op het arbeidsmarkttekort

In dit artikel nemen we acht verschillende ‘voorstelbare’ (oftewel positief realistisch) scenario’s van de sector met je door.

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze e-mail nieuwsbrief

"*" geeft vereiste velden aan

Naam:*