David Huizing en Nicolien Verhage, projectleiders Behoud, laten in dit artikel hun licht schijnen op de waarde van tools ten behoeve van het behouden van medewerkers. Voorbeelden hiervan zijn onboardingapps, die nieuwe medewerkers helpen bij het leren kennen van de nieuwe organisatie, of vitaliteitsdashboards, waarop medewerkers hun eigen vitaliteit kunnen meten en zich kunnen inschrijven voor workshops.
Tools zijn waardevol, en kunnen absoluut ondersteunend zijn bij het bereiken van je doel, maar een tool moet niet een doel op zich zijn. Met een tool alleen ga je geen medewerkers behouden en worden je medewerkers niet opeens vitaler. Het gaat erom dat je medewerkers de middelen geeft om zelfstandig aan de slag te gaan in de organisatie en dat ze zich gewaardeerd en gehoord voelen.
Wat we echter vaak zien is dat organisaties graag met hun onboarding aan de slag willen en dat ze daarvoor een app willen gebruiken. Aan ons wordt dan de vraag gesteld of wij hierin kunnen adviseren. In gesprekken over vitaliteit horen we regelmatig dat de organisatie wel gebruikmaakt van een dashboard, maar dat er maar weinig gebruik van gemaakt wordt door de medewerkers. De vraag is vervolgens of wij hier een oplossing voor weten.
Deze vragen zijn heel logisch, maar het startpunt is niet het juiste. Voordat je kunt besluiten of een app van belang is, en voordat je kunt bepalen waarom een dashboard niet aanslaat, is het noodzakelijk om te weten wat je precies wilt bereiken. Stel eerst je doel vast, en daarna pas welke middelen hiervoor nodig zijn.
Om daar achter te komen zul je in gesprek moeten met die nieuw ingestroomde verpleegkundige, met die ICT’er, met de teamleider, etc. Gebruik hiervoor dit interviewformat. Probeer een gemêleerde groep medewerkers te spreken, zodat je een goed beeld krijgt van de huidige situatie, de problemen en de wensen. Het is daarbij mooi om veel mensen te spreken, maar het is tegelijkertijd wel arbeidsintensief. Bepaal dus wanneer je genoeg informatie hebt om (voor nu) door te gaan naar de volgende stap. Het is natuurlijk altijd goed om op een later moment nog eens aan betrokkenen te vragen hoe het gaat en wat er op dat moment beter kan. Oftewel, blijf continu in gesprek met je medewerkers!
De volgende stap is om de opgehaalde informatie te bundelen en de rode lijn te vinden. Grote kans dat door meerdere mensen een aantal dezelfde onderwerpen zijn genoemd die aangepakt moeten worden. Geef daar een prioritering in aan; wat pak je als organisaties als eerste op en wat kan nog even blijven liggen. Op deze manier houd je het behapbaar en overzichtelijk voor jezelf en kun je achteraf goed aantonen wat je hebt gedaan en wat voor impact dat heeft gehad.
Terug naar de tools. Het kan natuurlijk zijn dat uit de gesprekken naar voren komt dat mensen graag een onboardingsapp hadden gehad toen ze begonnen, of dat ze graag op één plek alle informatie met betrekking tot vitaliteit hadden teruggevonden. Maar die kans is niet zo groot. Waarschijnlijk zit het in kleinere dingen als begeleiding op de eerste werkdag, weten bij wie je terecht kunt met vragen, of het organiseren van bepaalde workshops.
Het bieden van overzicht en het bundelen van informatie is natuurlijk erg belangrijk, maar daarvoor is een tool niet noodzakelijk. Vaak maakt je organisatie al gebruik van verschillende systemen, zoals e-mail, intranet en appgroepen. Een extra tool is dan vooral een extra last voor de medewerker. Probeer daarom aan te sluiten op de systemen die je al hebt en waar je medewerkers al gebruik van maken. Dit kan ook heel eenvoudig via de mail of de werktelefoon. Je wilt aansluiten daar waar de doelgroep al gebruik van maakt.
Succes!
"*" geeft vereiste velden aan
